Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
herrlein.IT, Martin Herrlein
Athener Ring 11, 97084 Würzburg
E-Mail: info@herrlein.it
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt (nicht erforderlich nach Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).
2. Rollenverteilung: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes Rita hebt ab verarbeitet herrlein.IT personenbezogene Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Gesprächsdaten ist das Unternehmen, dessen Telefonnummer angerufen wurde. Für die Verarbeitung von Daten beim Besuch dieser Website (Abschnitt 3) ist herrlein.IT selbst Verantwortlicher.
3. Daten beim Besuch dieser Website
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Hosting-Provider automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles), u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem (User-Agent). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung und Absicherung der Seite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Server-Logfiles werden aus Sicherheitsgründen für maximal 14 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.
Diese Website setzt ein technisch notwendiges Session-Cookie ein, um Formulare gegen Missbrauch abzusichern (CSRF-Schutz). Hierfür ist keine Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es werden aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
4. KI-Telefonassistent: welche Daten wir für unsere Kunden verarbeiten
Im Auftrag unserer Kunden (Unternehmen, die eine Rita hebt ab-Rufnummer einsetzen) nimmt Rita eingehende Anrufe entgegen und lässt diese von einem KI-gestützten Sprachassistenten bearbeiten. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
- Rufnummer der anrufenden Person (sofern nicht unterdrückt bzw. je Projekt konfigurierbar deaktiviert)
- Gesprächsinhalt als Audio (nur falls Aufzeichnung für das jeweilige Projekt aktiviert ist)
- Automatisch erstelltes Transkript des Gesprächs
- Von der KI erstellte Zusammenfassung sowie strukturiert erfasste Angaben (z. B. Name, Anliegen, Adresse – abhängig davon, was im Gespräch genannt wird)
Die Daten stammen von der anrufenden Person selbst (Gesprächsinhalte) bzw. aus dem Telefonnetz (übermittelte Rufnummer). Die Bereitstellung von Angaben im Gespräch ist freiwillig; ohne bestimmte Angaben kann das Anliegen jedoch gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach der Verarbeitung durch den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen. Je nach Zweck erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an einer strukturierten Anrufbearbeitung) oder einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage.
Sofern Gespräche aufgezeichnet werden, erfolgt vor Beginn der Aufzeichnung eine entsprechende Information der anrufenden Person; soweit erforderlich, wird eine Einwilligung eingeholt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Informationen zur Verarbeitung durch den jeweiligen Verantwortlichen, insbesondere zu den konkreten Zwecken, Aufbewahrungsfristen und Kontaktmöglichkeiten des Unternehmens, dessen Rufnummer angerufen wurde, entnehmen Sie bitte dessen Datenschutzhinweisen.
5. Einsatz von KI-Sprachverarbeitung (OpenAI)
Die Sprachführung während des Anrufs erfolgt über die Realtime-API von OpenAI. Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd.; zur Bereitstellung des Dienstes können personenbezogene Daten auch durch OpenAI LLC in den USA verarbeitet werden. Der Audio-Stream des Gesprächs wird während des laufenden Anrufs an OpenAI übertragen und dort ausschließlich zur Durchführung der Spracherkennung, Sprachsynthese und Dialogverarbeitung verarbeitet. Nach den vertraglichen Vereinbarungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
Dabei handelt es sich um eine Übermittlung in ein Drittland (USA) im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO, die Bestandteil des mit OpenAI geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) sind.
Die Telefonie-Infrastruktur (Asterisk, Anruf-Bridge) sowie die Speicherung von Transkripten, Zusammenfassungen und – sofern aktiviert – Aufzeichnungen laufen auf eigenen Servern in der EU.
Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
6. Speicherdauer und Löschung
Aufzeichnungen und Transkripte werden automatisiert gelöscht oder - sofern technisch vorgesehen - anonymisiert, sobald die für das jeweilige Projekt konfigurierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die konkrete Aufbewahrungsdauer wird projektbezogen vom jeweiligen Kunden als Verantwortlichem festgelegt und kann daher je nach angerufenem Unternehmen unterschiedlich sein. Ohne aktivierte Aufzeichnung werden lediglich Transkript und Zusammenfassung für die vom jeweiligen Kunden konfigurierte Aufbewahrungsdauer gespeichert.
7. Empfänger der Daten
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere unsere Hostinganbieter und Rechenzentrumsbetreiber (Server in der EU), Telefoniedienstleister (SIP-Provider), OpenAI (Abschnitt 5) sowie die vom jeweiligen Kunden eingerichteten Zielsysteme (Webhook-Empfänger) sein.
Zusammenfassung und erfasste Angaben werden nach Gesprächsende signiert an das vom jeweiligen Kunden hinterlegte Zielsystem (Webhook) übermittelt, damit das Team des Kunden das Anliegen bearbeiten kann. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich an vom jeweiligen Kunden konfigurierte Zielsysteme. Für die weitere Verarbeitung der über den Webhook übermittelten Daten ist ausschließlich der jeweilige Kunde verantwortlich. Eine Weitergabe an sonstige Dritte oder zu Werbezwecken findet nicht statt.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Assistent nimmt Anliegen entgegen und strukturiert sie; Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung trifft das Team des jeweiligen Kunden. Ein Profiling findet nicht statt.
9. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Art. 32 DSGVO, unter anderem verschlüsselte Übertragung mittels TLS, rollenbasierte Zugriffskontrolle mit mandantenbezogener Datentrennung und kryptographisch signierte Übermittlung (HMAC-SHA256) an die Zielsysteme unserer Kunden.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Da Rita Anrufe im Auftrag seiner Kunden entgegennimmt, richten Sie Anfragen zu einem konkreten Anruf bitte an das Unternehmen, das Sie angerufen haben; für Fragen zur Website selbst erreichen Sie uns unter info@herrlein.it.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, lda.bayern.de.
Letzte Aktualisierung: 03.07.2026